Premessa

Non appena si affronta il tema dell’approvvigionamento-prodotti, si apre una discussione su una serie molto numerosa di argomenti, in quanto il magazzino, come elemento imprescindibile per la funzionalità del salone, condiziona l’attività dell’imprenditore-acconciatore sotto molti punti di vista.

Innanzitutto chiariamo che quando usiamo il termine “magazzino” ci riferiamo alle giacenze di prodotti (colori, permanenti, shampoo, creme, ecc.) destinati sia all’esecuzione dei servizi in salone, sia alla rivendita. Questa non è la sede per fare un elenco dei prodotti più diffusi nel settore, delle aziende più quotate, delle marche più forti sul piano marketing; di sicuro ci troviamo di fronte ad un mercato in cui è diffusa una serie innumerevole di aziende produttrici, ognuna con la propria filosofia (che condiziona il modo di lavorare in salone), con il proprio modo di proporre alla clientela, con la propria strategia di approccio alla donna, con i propri prezzi.

In questo ambito ci interessa discutere del magazzino-prodotti in ottica imprenditoriale, con l’obiettivo di fornire alcuni strumenti atti ad ottimizzare la giacenza delle scorte in salone.

La scorta di un determinato prodotto può essere paragonata ad un liquido contenuto in un serbatoio fornito di un canale di entrata e di un canale di uscita.

Il serbatoio (magazzino) può mantenere un livello costante nel tempo attraverso un’attenta regolazione dei rubinetti che frenano o accelerano l’entrata o l’uscita del liquido. Di solito è il canale da cui il liquido defluisce (vendite) che subisce frequenti alterazioni di difficile previsione e di ampia intensità. Pertanto, per poter conservare un livello costante del serbatoio bisogna intervenire sul rubinetto che regola il canale di entrata (acquisti), variando la quantità introdotta.

Da questo semplice esempio risulta chiaro che il canale da cui il liquido esce è di difficile controllo (anche se l’azienda può intervenire sulle vendite per smussare i punti di massimo e di minimo con appropriate politiche di marketing); viceversa, il rubinetto che regola il canale da cui il liquido entra presenta minori difficoltà di controllo. Quindi la gestione delle scorte si sostanzia soprattutto in un controllo degli approvvigionamenti/acquisti.

La funzione di acquisto deve essere in grado di:

La giacenza dei prodotti in magazzino genera costi di immobilizzo e di gestione. Per poter gestire correttamente la dinamicità del magazzino è necessario disporre di strumenti idonei per l’applicazione costante di una politica di controllo delle scorte.

Il controllo delle scorte, quindi, richiede un equilibrio tra gli obiettivi delle diverse politiche aziendali, quali:

a) la politica commerciale, volta a soddisfare le differenziate esigenze della clientela. Il salone deve avere una gamma di prodotti tali da soddisfare tutte le richieste in termini di servizi e prodotti da rivendita

b) la politica finanziaria, che tende, sia a minimizzare il rischio di immobilizzo dei capitali, sia ad assicurare una conveniente provvista di mezzi monetari per il mantenimento di una adeguata liquidità. In riferimento all’aspetto finanziario della gestione, il magazzino-prodotti condiziona le dinamiche finanziarie del salone sotto 2 punti di vista:

• nel momento dell’acquisto, determina un’uscita di mezzi finanziari, più o meno consistente, a seconda delle scontistiche che il salone riesce ad ottenere dall’azienda
• nel lasso temporale che va dall’acquisto al momento in cui si utilizzerà concretamente (in salone o si rivenderà), rappresenta una immobilizzazione finanziaria; in altre parole, i mezzi finanziari necessari agli approvvigionamenti risultano investiti nei prodotti necessari fino a quando l’esecuzione dei servizi o l’attività di rivendita non consentano di recuperare tali ricchezze. In parole povere, i soldi investiti nei prodotti mancano dal conto corrente del salone o dalle tasche del titolare !!!

Indici per l’ottimizzazione delle scorte

Il salone dovrà utilizzare alcuni indici e indicatori per ottimizzare il livello delle giacenze di magazzino in rapporto alle vendite. E’ bene premettere che ottimizzare non vuol dire ridurre al minimo, come spesso fanno i saloni che, in difficoltà, abbattono drasticamente gli acquisti.

Scorta di Sicurezza
Rappresenta un livello di scorte tali da scongiurare il rischio che la produzione si interrompa, pertanto è strettamente legata alla celerità con cui il fornitore riesce ad evadere gli ordini (cioè i cosiddetti tempi di consegna). In ogni salone, in rapporto ai flussi di clientela previsti, deve esistere una giacenza minima di: shampoo, creme, tubi di colore, ossigeno, ecc.

Scorta Media (o Stock Medio)
Questo indice misura il numero dei pezzi che mediamente sono presenti in magazzino durante l’anno; è importante per il fatto che la giacenza media (se valorizzata in termini monetari), rappresenta l’ammontare dei mezzi finanziari immobilizzati. Il calcolo prevede la sommatoria delle giacenze risultanti alla fine di ciascun mese dell’anno e la divisione per 13 (infatti è meglio inserire nel calcolo anche le rimanenze al 1° gennaio oltre a quelle di fine mese, perciò il rapporto deve avere 13 e non 12 al denominatore). Quindi:

Stock al 1° gennaio + S Stock mensili / 13

Tasso di Rotazione (o Turnover di Magazzino)
Indica il numero delle volte in cui il magazzino si rinnova, cioè viene recuperato finanziariamente. Si determina attraverso il rapporto seguente:

Totale vendite (del periodo) / Scorta Media

Una rotazione lenta del magazzino evidenzia che le scorte sono troppo elevate rispetto all’andamento degli incassi, con conseguenti alti costi di immobilizzo.
Al contrario, una rotazione veloce del magazzino rispecchia una giusta programmazione degli acquisti e un buon andamento dell’attività di erogazione servizi e rivendita.

Indice di Durata
Indica quanto tempo restano il media i prodotti in magazzino, quindi in quanti giorni ho il recupero dei mezzi finanziari investiti.
Si determina nel modo seguente:

365 / Tasso di rotazione

Il valore di questo indice è importante in rapporto ai tempi di pagamento che si sono definiti con l’azienda fornitrice. Si pensi ad esempio ad un salone che ha un tempo di recupero degli acquisti di 90 giorni (3 mesi circa) e che paga le Ri.Ba. dell’azienda fornitrice a 60 giorni: di sicuro avrà problemi di liquidità !!!

Rapporto con l’incasso
Un determinato volume degli acquisti deve produrre un certo incasso; in altre parole, esiste un rapporto che potremmo definire statisticamente equilibrato tra l’incasso del salone in un determinato periodo preso a riferimento (mese, trimestre o anno) e gli acquisti riferibili allo stesso lasso temporale. In dettaglio:

Acquisti prodotti (al lordo o al netto di IVA) / Incasso complessivo (al lordo o al netto di IVA) x100

Questo indice deve assumere un valore che varia tra il 18 e il 20%.

Brevi considerazioni di sintesi

Al termine di questa breve discussione sono d’obbligo alcune semplici considerazioni.

A. I prodotti devono essere di qualità perché solo in questo modo si riesce a garantire un adeguato risultato finale alla cliente. La qualità dei prodotti utilizzati condiziona chiaramente la capacità di erogare servizi di alto livello e la possibilità di vendere prodotti con facilità. Esistono indubbiamente sul mercato prodotti che garantiscono un risultato finale di alto livello, e prodotti che una volta posizionati sugli espositori si “vendono da soli”. Il nostro consiglio: puntiamo su prodotti di alta qualità per erogare servizi di alta qualità, questo è il futuro !!!

B. Non sono consigliabili più di 2 marche in salone. Questo perché intrattenere rapporti con più di 2 aziende fornitrici fa si che:

• il salone frammenti troppo la propria forza contrattuale, ottenendo scontistiche troppo basse
• la cliente sia disorientata e sia difficile da fidelizzare con il prodotto
• la formazione dei collaboratori diventi difficoltosa (pensiamo all’aggiornamento necessario per seguire le novità contemporanee di 4 – 5 aziende !!)

C. Le scorte in giacenza al 31 dicembre determinano reddito (attraverso gli Studi di Settore), pertanto l’operazione della valutazione dei prodotti deve essere attentamente monitorata.

D. Come si può notare, il controllo del magazzino necessita di molti dati numerici, pertanto sarebbe consigliabile l’utilizzo di un software specifico.